DECISION SUPPORT SYSREM (DSS)

DECISION SUPPORT SYSTEM ( DSS )

  

A.       PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dewasa ini juga diikuti oleh perkembangan teknologi komunikasi yang merupakan infrastruktur utama yang menyediakan fasilitas transportasi bagi kemampuan teknologi komputer maupun keluarannya (Wijianto, 2000). Saat ini komputer menjadi bagian yang tak terpisahkan dan semakin sering digunakan dalam bisnis perusahaan. Tidak hanya digunakan untuk menggantikan kegiatan yang bersifat manual tetapi juga sebagai alat bantu bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Keputusan yang dibuat dengan dukungan sistem komputer ini diharapkan tidak hanya akan lebih efisien, tetapi juga lebih efektif dalam mencapai tujuan.

Setiap pelaku bisnis selalu berkompetisi dengan pelaku bisnis yang lain. Pemanfaatan teknologi informasi dalam hal ini sistem pendukung keputusan menjadi strategis karena dimanfaatkan tidak hanya untuk operasional perusahaan tetapi juga untuk memenangkan persaingan. Penggunaan Decision Support System (DSS) dalam suatu perusahaan menjadi penting karena kemampuannya membantu manajemen dalam proses pembuatan keputusan ekonomi.

Perkembangan hardware komputer yang pesat juga diimbangi dengan perkembangan software yang tidak kalah pesatnya. Hal ini mengakibatkan komputer menjadi sangat fleksibel dan mudah digunakan (user friendly) di berbagai bidang serta biaya yang semakin efisien dan lebih efektif dalam mencapai tujuan. Salah satu penggunaan komputer tersebut adalah membantu manajemen dalam membuat keputusan (decision support). Sistem penunjang keputusan ini diperkenalkan oleh Michael S. Scott Morton, G. Anthony Bory dan Peter G. W. Keen dari Massachussests Institute of Technology pada tahun 1980-an, yang saat ini dikenal dengan Decision Support System (Jogiyanto, 2003).

Tujuan dari artikel ini adalah membahas berbagai peran penting penggunaan Decision Support System (DSS) bagi manajemen selaku pembuat keputusan.

B.       PENGERTIAN DECISION SUPPORT SYSTEM ( DSS )

Menurut Jogiyanto (2003: 327), DSS atau sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur (semi structured) supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia. Sedangkan menurut Wainright Martin (2002:203) menyatakan bahwa DSS is a computer based system, almost always interactive, designed to assist a manager (or another decision maker) in making decision.

Secara umum, DSS adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur. Secara khusus, DSS adalah sebuah sistem yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam memecahkan masalah semi-terstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun usulan menuju pada keputusan tertentu.

Dalam DSS digunakan suatu model sebagai dasar pengembangan alternatif yang berkaitan dengan sifat permasalahan yang harus dipecahkan yaitu semi terstruktur atau bahkan tidak terstuktur, serta pemanfaatan komputer sebagai motor penggeraknya (computer based systems).

C.      KOMPONEN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Menurut Turban (1999), komponen Sistem Penunjang Keputusan dapat dibangun dari subsistem berikut ini:

1.         Subsistem Manajemen Data (Data Management Subsystem), meliputi basis data-basis data yang berisi data yang relevan dengan keadaan dan dikelola software yang disebut DBMS (Database Management System).

2.         Subsistem Manajemen Model (Model Management Subsystem), berupa sebuah paket software yang berisi model-model finansial, statistik, management science, atau model kuantitatif, yang menyediakan kemampuan analisa dan software management yang sesuai.

3.         Subsistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Subsystem), merupakan subsistem (optional) yang dapat mendukung subsistem lain atau berlaku sebagai komponen yang berdiri sendiri (independent).

4.         Subsistem Antarmuka Pengguna (User Interface Subsystem), merupakan subsistem yang dapat dipakai oleh user untuk berkomunikasi dan memberi perintah (menyediakan user interface).

5.         Pengguna (user), termasuk didalamnya adalah pengguna (user), manajer, dan pengambil keputusan.

Sedangkan menurut Jogiyanto (2003), Komponen Sistem Penunjang Keputusan terdiri dari tiga komponen utama, yaitu:

1.         Dialog Management atau user interface, yaitu komponen untuk berdialog dengan pemakai sistem. Komponen ini didalam sistem informasi merupakan komponen input dan komponen output.

2.         Model management, yaitu komponen yang mengubah data menjadi informasi yang relevan. Model-model yang banyak digunakan di sistem penunjang keputusan adalah model matematika optimasi seperti linear programming, dynamic programming, dan lain-lain.

3.         Data Management, yaitu komponen basis data yang terdiri dari semua basis data yang dapat diakses. Seperti halnya sistem informasi pada umumnya, sistem penunjang keputusan juga mempunyai komponen lain yaitu komponen teknologi dan kontrol. Komponen teknologi terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat lunak spesifik yang digunakan oleh DSS misalnya adalah spreadsheet, database management system, dan query language.

D.      JENIS KEPUTUSAN DSS

1.    Keputusan Terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin.

Contohnya : Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang.

2.    Keputusan Semiterstruktur adalah keputusan yang memiliki 2 sifat, sebagian ditangani komputer sebagian lagi tetap dilakukan oleh pengambil keputusan

Contohnya : Pengevaluasian Kredit, Penjadwalan Produksi, Pengendalian Persediaan

3.    Keputusan Tidak Terstruktur

Keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi.

Contohnya : Pengembangan Teknologi Baru, Bergabung dengan Perusahaan Lain, Perekrutan Eksekutif.

E.       TUJUAN DECISION SUPPORT SYSTEM

Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan digunakan oleh para manajer sebagai alat bantu untuk membuat keputusan, bukan sebagai pengganti manajer. Sehingga keputusan apapun tetap berada di tangan manajer. Sebagaimana penjelasan dari Jogiyanto (2003: 327), definisi DSS atau sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur (semi structured) supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia. Kata-kata membantu disini dapat dijabarkan menjadi keterbantuan manajer dalam mengumpulkan data, menganalisis data, kebiasaan, kejadian serta rekap kegiatan perusahaan pada masa lampau. Dengan terkumpulnya data ini tentunya manajer akan lebih dimudahkan dalam mengambil suatu keputusan baik yang semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

Menurut Budi Sutedjo (2002:177) dengan mengacu pada pendapat Peter G.W. Keen dan Scott Morton, terdapat tiga tujuan utama yang harus dicapai oleh DSS, yaitu:

1.         Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur yang merupakan tempat sebagian besar masalah berada.

2.         Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Dimana komputer dapat ditetapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggungjawab atas bagian yang tak terstruktur – menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.

3.         Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan daripada efisiensinya; Dimana manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat serta manfaat utama untuk keputusan terbaik senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan.

Tujuan-tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar dari sistem pendukung keputusan yaitu:

1.      Struktur Masalah

Untuk masalah yang terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah yang tidak terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu, DSS dikembangkan khususnya untuk menyelesaikan masalah yang semi terstruktur.

2.      Dukungan Keputusan

DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di bagian tak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerjasama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur.

3.      Efektivitas Keputusan

Tujuan utama dari DSS bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik.

Seperti halnya model SIA dan SIM, struktur yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Data dan informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak:

1.    Perangkat Lunak Penulis Laporan

Menghasilkan laporan periodik maupun laporan khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, contohnya analisis penjualan bulanan menurut pelanggan. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga maupun sesuatu yang luar biasa terjadi, contohnya adalah laporan kecelakaan, atau yang lainnya.

2.    Model Matematika

Menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Model matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam DSS. Salah satu keuntungan bagi manajer yang menggunakan model matematika yaitu kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun.

3.    Perangkat Lunak GDSS (Group Decision Support System)

Perangkat ini memungkinkan beberapa pemecahan masalah, bekerjasama sebagai suatu kelompok mencapai solusi.

Penggunaan DSS dimaksudkan untuk membantu manajer tingkat tinggi dan menengah dalam mengambil keputusan yang bukan merupakan operasi rutin. DSS mampu melakukan penyerapan informasi dari basis data, rekonfigurasi data, kalkulasi, analisa statistik, optimasi, analisa statistik nonprobabilistik (what if analysis), serta why analysis, yang dilakukan melalui program Artificial Intelegent. Oleh karena itu, penggunaan DSS ini dengan tepat akan meningkatkan efektivitas keputusan yang dibuat manajer dan mendorong efisiensi dari proses pembuatan keputusan tersebut. Jadi DSS akan dapat menciptakan suatu dimensi dukungan bagi pengambilan suatu keputusan, baik yang bersifat taktik maupun strategik.

Dukungan informasional kepada manajer diberikan melalui pengumpulan data dan penerbitan laporan. Dari sisi input, data non rutin dan transaksional sebagian besar diperoleh dari sumber-sumber luar. Di sisi output, laporan khusus dan laporan rutin dapat disediakan tepat pada waktunya. Jadi seorang manajer atau decision maker lainnya yang menggunakan DSS, akan memperoleh laporan dari sistem laporan yang relevan, seperti contohnya laporan profitabilitas. Namun mereka juga dapat meminta laporan khusus dari DSS ini melalui terminal atau microcomputer.

Selanjutnya seorang manajer yang menggunakan DSS dapat menggunakan model-model untuk eksperimen secara interaktif dengan data yang relevan, misalnya dengan mengubah nilai dari faktor-faktor tertentu dan mengamati hasil-hasilnya. Jadi DSS memungkinkan manajer untuk memperoleh berbagai perspektif mengenai situasi masalah rumit dan melaksanakan interaksi dari faktor-faktor yang signifikan. Seorang manajer dengan demikian dapat menemukan dan mengevaluasi dengan cara yang lebih baik terhadap pilihan keputusan alternatif (Wilkinson, 2000).

F.       KESIMPULAN

Teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesatnya, baik dari segi hardware maupun software. Hal ini telah melahirkan suatu sistem penunjang keputusan atau DSS yaitu suatu sistem informasi spesifik yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persoalan yang bersifat semi terstruktur dengan memiliki fasilitas untuk menghasilkan berbagai alternatif yang secara interaktif dapat digunakan oleh pemakai.

DSS sangat berperan penting bagi manajer dalam membantu proses pengambilan keputusan. DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. Aplikasi DSS dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer.\

 

A.